Πώς να φέρετε τους εργαζόμενους πίσω στο γραφείο
Μετά από μερικά χρόνια κατά τα οποία πολλές εταιρείες επέτρεπαν στους εργαζομένους να δουλεύουν από το σπίτι, βλέπουμε σιγά σιγά μια νέα τάση να διαμορφώνεται. Οι εργαζόμενοι επιστρέφουν στα γραφεία. Άλλοτε με πλήρη απασχόληση, άλλοτε με ένα υβριδικό μοντέλο. Ας είμαστε όμως ειλικρινείς: δεν είναι όλοι εξίσου ενθουσιασμένοι με αυτή την εξέλιξη.
Για πολλούς ανθρώπους, η εργασία από το σπίτι σημαίνει καθόλου μετακίνηση, περισσότερη ευελιξία και μια πιο ήρεμη καθημερινότητα. Επομένως, αν μια εταιρεία θέλει οι εργαζόμενοι να επιστρέψουν, το γραφείο πρέπει να προσφέρει κάτι παραπάνω από ένα γραφείο εργασίας, μια καρέκλα και ένα ημερολόγιο γεμάτο συναντήσεις. Το καλό νέο είναι ότι υπάρχουν πολλοί πρακτικοί τρόποι για να μετατραπεί το γραφείο σε έναν χώρο που οι άνθρωποι πραγματικά θέλουν να επισκέπτονται. Σε αυτόν τον οδηγό, εστιάζουμε κυρίως στον εσωτερικό σχεδιασμό, την επίπλωση και την εμπειρία του εργασιακού χώρου, αλλά θα εξετάσουμε επίσης και μερικούς ευρύτερους παράγοντες που επηρεάζουν την απόφαση των εργαζομένων να πηγαίνουν στο γραφείο.
Για πολλούς ανθρώπους, η εργασία από το σπίτι σημαίνει καθόλου μετακίνηση, περισσότερη ευελιξία και μια πιο ήρεμη καθημερινότητα. Επομένως, αν μια εταιρεία θέλει οι εργαζόμενοι να επιστρέψουν, το γραφείο πρέπει να προσφέρει κάτι παραπάνω από ένα γραφείο εργασίας, μια καρέκλα και ένα ημερολόγιο γεμάτο συναντήσεις. Το καλό νέο είναι ότι υπάρχουν πολλοί πρακτικοί τρόποι για να μετατραπεί το γραφείο σε έναν χώρο που οι άνθρωποι πραγματικά θέλουν να επισκέπτονται. Σε αυτόν τον οδηγό, εστιάζουμε κυρίως στον εσωτερικό σχεδιασμό, την επίπλωση και την εμπειρία του εργασιακού χώρου, αλλά θα εξετάσουμε επίσης και μερικούς ευρύτερους παράγοντες που επηρεάζουν την απόφαση των εργαζομένων να πηγαίνουν στο γραφείο.
Ξεκινήστε με την τοποθεσία
Ακόμα και ο καλύτερος σχεδιασμός γραφείου δύσκολα θα αποδώσει, αν οι εργαζόμενοι χρειάζεται να αφιερώνουν πολύ χρόνο και άγχος για να φτάσουν εκεί. Η μεγάλη διάρκεια μετακίνησης είναι ένας από τους βασικότερους λόγους που πολλοί προτιμούν να δουλεύουν από το σπίτι. Αντίθετα, μια καλή τοποθεσία μπορεί να κάνει το γραφείο πολύ πιο ελκυστικό.
Αυτό φαίνεται καθαρά στη Λεμεσό. Πολλές εταιρείες επιλέγουν σύγχρονα κτίρια γραφείων και πύργους κατά μήκος της παραλίας ή κοντά στο παραλιακό μέτωπο. Για την εταιρεία, είναι συχνά θέμα κύρους. Για τους εργαζομένους, μπορεί επίσης να σημαίνει μια καλύτερη καθημερινή εμπειρία. Το να πηγαίνεις στη δουλειά δίπλα στη θάλασσα, να περπατάς στην παραλιακή, να έχεις κοντά καταστήματα, καφετέριες, εστιατόρια και μέρη για έξοδο μετά τη δουλειά — όλα αυτά μετράνε. Οι άνθρωποι είναι πολύ πιο πιθανό να έρχονται στο γραφείο όταν όλη η μέρα τους γίνεται πιο εύκολη και όχι πιο δύσκολη.
Φυσικά, δεν μπορούν όλες οι εταιρείες να μετακομίσουν σε μια ιδανική τοποθεσία. Αν όμως επιλέγετε νέο γραφείο, αξίζει να σκεφτείτε όχι μόνο το ενοίκιο και τα τετραγωνικά μέτρα, αλλά και την καθημερινότητα της ομάδας σας.
Σχεδιάστε έναν όμορφο εργασιακό χώρο, όχι απλώς σειρές από γραφεία
Το παλιό μοντέλο γραφείου ήταν απλό: όσο το δυνατόν περισσότερα γραφεία, μερικές αίθουσες συναντήσεων και ίσως μια κουζίνα κάπου στη γωνία. Σήμερα, αυτό δεν είναι αρκετό. Αν οι εργαζόμενοι μπορούν να δουλέψουν από το σπίτι, το γραφείο χρειάζεται έναν πιο ισχυρό σκοπό. Πρέπει να υποστηρίζει διαφορετικούς τρόπους εργασίας: εστιασμένη δουλειά, ομαδική εργασία, δημιουργικές συνεδρίες, άτυπες συναντήσεις και ξεκούραση.
Ένα καλά σχεδιασμένο γραφείο χωρίζεται σε ζώνες. Πρέπει να υπάρχουν χώροι για:
- συνεργασία
- ήσυχη εργασία
- γρήγορες κλήσεις
- ιδιωτικές συναντήσεις
- χαλάρωση
Δεν εργάζονται όλοι με τον ίδιο τρόπο όλη την ημέρα. Ένα καλό γραφείο δίνει επιλογές στους ανθρώπους. Αυτό δεν σημαίνει να δημιουργήσετε ένα «διασκεδαστικό» γραφείο σε βάρος της παραγωγικότητας. Σημαίνει να σχεδιάσετε έναν χώρο που κατανοεί την πραγματική εργασία. Μερικές φορές οι άνθρωποι χρειάζονται ενέργεια και επαφή. Μερικές φορές χρειάζονται ησυχία. Μερικές φορές χρειάζονται μια άνετη θέση για να καθίσουν με το λάπτοπ τους και να σκεφτούν.
Ο καφές, η κουζίνα και ο χώρος εστίασης είναι πλέον τα βασικά
Μια γωνιά καφέ και μια κουζίνα με χώρο εστίασης δεν αποτελούν πια ιδιαίτερα προνόμια. Σε πολλά σύγχρονα γραφεία, θεωρούνται δεδομένα. Δημιουργούν φυσικές στιγμές για συζήτηση και βοηθούν τους ανθρώπους να νιώθουν πιο άνετα μέσα στην ημέρα. Η κουζίνα συχνά γίνεται ένας από τους πιο σημαντικούς κοινωνικούς χώρους του γραφείου. Οι άνθρωποι συναντιούνται εκεί χωρίς να έχουν προγραμματίσει τίποτα. Μιλούν, ανταλλάσσουν ιδέες, λύνουν μικρά προβλήματα και χτίζουν σχέσεις.
Αυτός είναι ένας από τους λόγους για τους οποίους το γραφείο εξακολουθεί να έχει σημασία. Πολλά πράγματα που βελτιώνουν τη συνεργασία της ομάδας δεν συμβαίνουν κατά τη διάρκεια επίσημων συναντήσεων. Συμβαίνουν ανάμεσα στις συναντήσεις.
Χώροι χαλάρωσης και δωμάτια gaming (όχι σπάταλος χώρος!)
Ορισμένοι εξακολουθούν να πιστεύουν ότι οι χώροι χαλάρωσης, τα δωμάτια παιχνιδιών, τα τραπέζια ποδοσφαιράκι ή οι κονσόλες αποτελούν περισπασμό. Στην πραγματικότητα, όταν είναι καλά σχεδιασμένα, μπορούν να ενισχύσουν την εργασία. Ένα σύντομο παιχνίδι, λίγα λεπτά μακριά από την οθόνη ή μια άτυπη συζήτηση με συναδέλφους μπορούν να βοηθήσουν τους ανθρώπους να «μηδενίσουν» το μυαλό τους. Τους δίνει ενέργεια να επιστρέψουν στις εργασίες τους με καλύτερη συγκέντρωση.
Αυτοί οι χώροι επίσης ενδυναμώνουν τις σχέσεις της ομάδας. Ένας γρήγορος αγώνας στο ποδοσφαιράκι, ένα παιχνίδι σε κονσόλα ή μια χαλαρή κουβέντα σε έναν χώρο αναψυχής μπορούν να φέρουν τους ανθρώπους πιο κοντά με φυσικό τρόπο. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο σε εταιρείες όπου οι ομάδες είναι πολυάσχολες, διεθνείς ή εν μέρει απομακρυσμένες.
Σε ορισμένους κλάδους, όπως τα οικονομικά, το consulting, το forex ή η τεχνολογία, το επίπεδο πνευματικής προσπάθειας μπορεί να είναι πολύ υψηλό. Είναι απλά μη ρεαλιστικό να περιμένεις από τους ανθρώπους να δουλεύουν με μέγιστη συγκέντρωση για οκτώ ώρες χωρίς κανένα πραγματικό διάλειμμα. Ένας καλός χώρος χαλάρωσης βοηθά στη μείωση του άγχους και αποτρέπει το γραφείο από το να μοιάζει με μηχανή πίεσης.
Στην Κύπρο αυτή η τάση είναι ήδη ορατή. Ορισμένα γραφεία περιλαμβάνουν όχι μόνο απλά δωμάτια παιχνιδιών, αλλά ακόμα και επαγγελματικούς προσομοιωτές αγώνων ταχύτητας και άλλο προηγμένο εξοπλισμό. Μπορεί να ακούγεται εκπληκτικό, αλλά για πολλές ομάδες αυτοί οι χώροι αποτελούν μέρος της εργασιακής κουλτούρας.
Γυμναστήριο στη δουλειά; Γιατί όχι
Τα γυμναστήρια στους χώρους εργασίας γίνονται επίσης όλο και λιγότερο εκπληκτικά. Αν η εταιρεία διαθέτει αρκετό χώρο, είτε μέσα στο γραφείο είτε σε μια βεράντα, μια περιοχή fitness μπορεί να αποτελέσει ισχυρό προνόμιο. Για τους εργαζομένους, εξοικονομεί χρόνο και χρήματα. Μπορούν να προπονηθούν πριν από τη δουλειά, μετά τη δουλειά ή κατά τη διάρκεια ενός μεγαλύτερου διαλείμματος. Δεν χρειάζεται να οδηγήσουν μέχρι κάποιο άλλο μέρος ούτε να πληρώσουν για ξεχωριστή συνδρομή.
Αυτό μπορεί επίσης να επηρεάσει την απόφασή τους να έρθουν στο γραφείο. Αν κάποιος ξέρει ότι μπορεί να δουλέψει, να συναντήσει συναδέλφους, να γευματίσει και να γυμναστεί στον ίδιο χώρο, το γραφείο γίνεται πιο χρήσιμο. Υποστηρίζει μια πιο συμπαγή και βολική καθημερινότητα.
Λύστε το πρόβλημα του θορύβου
Ένας από τους μεγαλύτερους λόγους που οι άνθρωποι αποφεύγουν το γραφείο είναι ο θόρυβος. Τα γραφεία ανοιχτού τύπου μπορούν να είναι ζωντανά και χρήσιμα, αλλά μπορούν επίσης να είναι κουραστικά. Οι κλήσεις, οι συζητήσεις, οι ειδοποιήσεις και η κίνηση γύρω από τα γραφεία δυσκολεύουν τη συγκέντρωση. Γι' αυτό η ακουστική θα πρέπει να αντιμετωπίζεται ως βασικό στοιχείο του σχεδιασμού του γραφείου, όχι ως πολυτέλεια. Ακουστικά πάνελ, μαλακή επίπλωση, χαλιά, κουρτίνες και έξυπνη ζωνοποίηση μπορούν όλα να βοηθήσουν στη μείωση του θορύβου και να κάνουν τον χώρο πιο άνετο.
Μια πολύ πρακτική λύση είναι επίσης ο ηχομονωμένος θάλαμος. Πρόκειται για μικρά, κλειστά δωμάτια που μπορούν να τοποθετηθούν μέσα σε ένα υπάρχον γραφείο. Συνήθως, χρειάζονται μόνο μία σύνδεση ρεύματος και αρκετό χώρο.
Στην αρχή, οι ηχομονωμένοι θάλαμοι χρησιμοποιούνταν κυρίως για τηλεφωνικές κλήσεις, βιντεοσυναντήσεις και ιδιωτικές συζητήσεις. Είναι ιδανικοί γι' αυτόν τον σκοπό. Το άτομο μέσα δεν ενοχλεί τους υπόλοιπους, και οι άνθρωποι απ' έξω δεν ενοχλούν ούτε ακούν τη συνάντηση. Στην πράξη, ειδικά στα γραφεία της Κύπρου, πολλοί εργαζόμενοι απλά λατρεύουν να δουλεύουν μέσα από θαλάμους. Ο καλός αερισμός, ο σωστός φωτισμός και η ησυχία δημιουργούν μια αίσθηση ιδιωτικότητας που μοιάζει σχεδόν με δουλειά από το σπίτι, αλλά μέσα στο γραφείο.
Προσθέστε προνόμια που κάνουν τη ζωή στο γραφείο πιο εύκολη
Υπάρχουν επίσης πολλά μικρότερα προνόμια που μπορούν να κάνουν το γραφείο πιο ελκυστικό. Δωρεάν γεύματα για τους εργαζομένους, υγιεινά σνακ, μαθήματα γλωσσών κατά τη διάρκεια ή εν μέρει κατά τη διάρκεια του ωραρίου εργασίας, συνεδρίες μασάζ, μαθήματα γιόγκα, εκδηλώσεις μετά τη δουλειά ή εργαστήρια μπορούν όλα να κάνουν τη διαφορά. Ο στόχος δεν είναι να «φορτώσετε» το γραφείο με ψυχαγωγία. Ο στόχος είναι να κάνετε την εργάσιμη ημέρα πιο εύκολη και πιο ολοκληρωμένη.
Αν οι εργαζόμενοι μπορούν να πηγαίνουν στο γραφείο, να δουλεύουν αποτελεσματικά, να τρώνε καλά, να συναντούν ανθρώπους, να μαθαίνουν κάτι, να χαλαρώνουν, να προπονούνται ή να συμμετέχουν σε μια δραστηριότητα μετά τη δουλειά, το γραφείο γίνεται κάτι παραπάνω από έναν χώρο για οκτώ ώρες εργασιών. Γίνεται μέρος μιας καλύτερης καθημερινής ρουτίνας.
Το γραφείο πρέπει να κερδίσει την επίσκεψη
Η επιστροφή των εργαζομένων στο γραφείο δεν είναι μόνο απόφαση του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού. Είναι επίσης μια πρόκληση σχεδιασμού. Οι άνθρωποι δεν θα επιστρέψουν με χαρά απλώς επειδή το λέει μια πολιτική. Είναι πιο πιθανό να επιστρέψουν όταν το γραφείο τους προσφέρει κάτι πολύτιμο: άνεση, καλά εργαλεία, κοινωνική επαφή, συγκέντρωση, ενέργεια και την αίσθηση ότι ο χώρος σχεδιάστηκε έχοντας στο μυαλό πραγματικούς ανθρώπους.
Ένα καλό γραφείο δεν προσπαθεί να αντιγράψει το σπίτι. Προσφέρει κάτι διαφορετικό. Φέρνει τους ανθρώπους πιο κοντά, υποστηρίζει την καλύτερη εργασία και κάνει την ημέρα πιο ευχάριστη. Αυτός είναι ο πραγματικός στόχος: όχι να αναγκάσετε τους εργαζομένους να επιστρέψουν, αλλά να δημιουργήσετε ένα γραφείο που θα χαίρονται να επισκέπτονται.